Politica, obiettivi e riesame

In questo articolo l'ISO 9001 Auditing Practices Group affronta alcune questioni spinose e familiari: l'audit della politica per la qualità, degli obiettivi per la qualità e del riesame della direzione.

 

L'audit della politica per la qualità

Valutare realmente la politica per la qualità e la sua attuazione efficace è possibile solo basandosi sui risultati complessivi dell’audit. I metodi di audit dovrebbero includere:

• intervistare l’alta direzione per comprendere il suo approccio e il suo impegno per la qualità (cliccare qui per andare al documento guida in lingua inglese su "L'Audit dei processi dell'Alta Direzione" oppure qui per il documento in italiano dalla banca del sapere IRCA "Come effettuare l'audit dei processi dell'Alta Direzione);
• valutare, mediante le registrazioni dei riesami della direzione, dell’impegno e coinvolgimento dell’alta direzione nell’istituzione, implementazione, monitoraggio ed aggiornamento della politica per la qualità;
• verificare se la direzione ha tradotto efficacemente la politica per la qualità in termini e linee guida comprensibili a tutti i livelli dell’organizzazione, con obiettivi corrispondenti per ciascuna funzione/livello;
• effettuare di interviste con il personale per verificarne la consapevolezza, comprensione e conoscenza del modo in cui la politica per la qualità dell’organizzazione è correlata alle proprie attività, a prescindere dalla terminologia utilizzata dalle singole risorse nell’esporre quanto compreso;
• cercare evidenze dell’efficace divulgazione della politica per la qualità con mezzi di comunicazione adeguati.

 

L'audit degli obiettivi per la qualità

Gli auditor devono verificare che gli obiettivi per la qualità complessivi dell’organizzazione siano stati definiti, che riflettano la politica per la qualità e che siano sostanzialmente coerenti, allineati e compatibili con gli obiettivi generali dell’organizzazione, incluse le aspettative del cliente. Se così non fosse, gli auditor dovrebbero valutare ulteriormente l’impegno dell’alta direzione nei confronti della qualità.

Il raggiungimento degli obiettivi per la qualità deve essere misurabile e documentato. Non esiste un modo specifico di identificare o documentare gli obiettivi per la qualità, in quanto questi possono apparire nei business plan, negli elementi in uscita dai riesami dalla direzione, budget e bilanci annuali, ecc. E’ compito degli auditor valutare se gli obiettivi risultino o meno essere adeguatamente documentati. Gli auditor dovrebbero ottenere evidenza del modo con cui gli obiettivi per la qualità sono calati appropriatamente in tutta la struttura e nei processi dell’organizzazione, collegando gli obiettivi strategici generali agli obiettivi della direzione e poi scendendo capillarmente fino alle specifiche attività operative.

Si raccomanda di analizzare in fase di riesame documentale gli obiettivi per la qualità documentati. Prima della fine dell’audit, gli auditor devono avere raccolto elementi sufficienti per valutare se gli obiettivi per la qualità sono realistici e rilevanti e se l’organizzazione ha assegnato al personale, investito delle opportune responsabilità, le risorse necessarie per il raggiungimento dei propri obiettivi. Evidenza di tutto ciò dovrebbe essere ottenuta a tutti i livelli dell’organizzazione.

Gli obiettivi per la qualità non sono statici e devono essere aggiornati alla luce del clima attuale dell’impresa e del mercato e della ricerca del miglioramento continuo. Gli auditor dovrebbero verificare che le prestazioni generali dell’organizzazione riflettano gli intenti della politica per la qualità e rispondano ragionevolmente agli obiettivi per la qualità. Gli auditor dovrebbero tenere presente che il raggiungimento degli obiettivi può essere misurato in un modo quantitativo o qualitativo. Dovrebbero inoltre ricordare che esiste un chiaro collegamento tra gli aspetti dinamici dell’aggiornamento della politica per la qualità e degli obiettivi per la qualità e l’impegno dell’organizzazione per il miglioramento continuo.

 

L'audit del riesame della direzione

La ISO 9001 richiede all’alta direzione di riesaminare, ad intervalli stabiliti, il sistema di gestione per la qualità dell’organizzazione per assicurare la sua idoneità, adeguatezza ed efficacia nel tempo. Il riesame può essere effettuato in una riunione separata, ma ciò non è un requisito della norma. Esistono molti modi con cui l’alta direzione può riesaminare il sistema di gestione per la qualità, quali ad esempio ricevendo ed esaminando un rapporto elaborato dal rappresentante della direzione o da altro personale, comunicazioni elettroniche o come componente di incontri periodici della direzione in cui si discutono anche aspetti quali budget ed obiettivi.

Il riesame della direzione è un processo che dovrebbe essere condotto e verificato utilizzando l’approccio per processi. Il paragrafo 5.6.2. della ISO 9001:2000 specifica gli elementi in ingresso al processo di riesame della direzione e questi aspetti devono essere coperti. Tuttavia, questi non sono gli unici argomenti che possono essere inclusi in un riesame. Non dovrebbero essere trattati individualmente o simultaneamente, ma come parte di un riesame complessivo delle attività aziendali. Gli auditor dovrebbero essere consapevoli che gli elementi in ingresso possono assumere molte forme, quali relazioni, grafici e così via.

Come elementi in uscita del processo di riesame della direzione dovrebbe esserci evidenze di decisioni riguardo:

• modifica della politica e degli obiettivi per la qualità;
• piani e possibili azioni di miglioramento;
• mutamento di risorse;
• revisione di business plan;
• budget e bilanci.

Gli elementi in uscita non sono correlati solo ai miglioramenti od alle modifiche, ma possono includere decisioni su altri aspetti importanti quali piani per l’introduzione di nuovi prodotti. Le registrazioni dei riesami della direzione sono un requisito normativo, ma il loro formato non è specificato. I verbali degli incontri rappresentano il tipo di registrazione più comune, ma le registrazioni elettroniche, i grafici statistici, le presentazioni, ecc. potrebbero costituire altri tipi accettabili di registrazioni.

Il processo di riesame della direzione potrebbe anche includere elementi di pianificazione del sistema di gestione per la qualità ove l’organizzazione si trovasse in fase di valutazione di modifiche ai processi ed al sistema. In questo caso gli auditor dovrebbero analizzare se i seguenti punti sono stati o meno presi in considerazione:

• i cambiamenti al sistema di gestione o all’impresa nel suo insieme avranno un impatto su altre componenti del sistema o delle attività aziendali?
• le modifiche proposte sono valutate prima della loro implementazione?
• nella preparazione dei piani strategici sono considerati anche gli aspetti quali quelli al punto 4.1 della norma?
• i controlli necessari sono stati individuati prima dell’inizio dell’outsourcing di un processo?

Il processo di riesame della direzione non dovrebbe essere un esercizio svolto unicamente per soddisfare i requisiti della norma e degli auditor, ma dovrebbe essere una parte integrante del processo di gestione delle attività aziendali. Il riesame generale della gestione è un processo complesso che viene condotto a vari livelli dell’organizzazione. Si tratta sempre di un processo a due vie, generato dall’alta direzione con input da tutti i livelli dell’organizzazione. Queste attività possono variare da incontri quotidiani/settimanali/mensili tra unità aziendali fino a semplici discussioni o relazioni.

Gli auditor dovrebbero cercare evidenza che gli elementi in ingresso ed in uscita dal processo di riesame della direzione siano in linea con le dimensioni e la complessità dell’organizzazione e che siano utilizzati per migliorare l’organizzazione stessa. Gli auditor dovrebbero considerare anche come è strutturata la direzione e come il processo di riesame della direzione è utilizzato all’interno di tale struttura.

 

Questo articolo è frutto di una rielaborazione dell'originale "Auditing quality policy, quality objectives and management review" pubblicato sul sito dell'ISO 9001 Auditing Practices Group ed è qui riprodotto per gentile concessione ISO e IAF. Il documento originale è stato elaborato sulle migliori prassi esistenti e non è stato formalmente ratificato quale guida da parte dell’International Accreditation Forum (IAF) od interpretazione ufficiale da parte ISO/TC 176. Per ulteriori informazioni sull'ISO 9001 Auditing Practices Group cliccare qui.

L'ISO 9001 Auditing Practices Group è un gruppo informale di esperti, auditor e professionisti SGQ provenienti dal Comitato Tecnico 176 dell’ISO - Gestione per la Qualità ed Assicurazione della Qualità (ISO/TC 176) e dall’International Accreditation Forum (IAF). Questo gruppo ha elaborato diversi documenti guida e presentazioni che contengono chiarimenti e spiegazioni sull’audit di SGQ e riflettono l’approccio per processi che è fondamentale nella verifica dei requisiti ISO 9001.

©2005 IRCA Ltd. Tutti i diritti riservati www.irca.org Contattaci Abbreviazioni