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A domanda rispondono...

Benvenuti ad una nuova serie di articoli di INform. Orientata verso aspetti pratici dell'attività di audit, questa nuova sezione è dedicata alle differenti risposte che noti organismi di certificazione forniranno ad un quesito che sarà di volta in volta selezionato tra i problemi e le difficoltà più comuni che gli auditor si trovano ad affrontare

 

Si discute molto sul migliorare la certificazione accreditata nel mondo e su come le accresciute competenze degli auditor potrebbero contribuire a questo processo di miglioramento. Negli ultimi anni le abilità e le caratteristiche personali che gli organismi di certificazione ricercano negli auditor sono cambiate od aumentate? Se sì, come?

Negli ultimi anni è aumentata considerevolmente l'esigenza di auditor in grado di condurre audit integrati. Stiamo cercando soprattutto auditor con esperienza significativa non solo in sistemi di gestione per la qualità, ma anche ambientali, sicurezza alimentare, salute e sicurezza sul lavoro e sicurezza delle informazioni. Gli auditor dovrebbero essere in grado di dimostrare esperienza in ambito gestionale, essere fortemente focalizzati sul cliente e saper comunicare con tutti i livelli dell'organizzazione dal centralinista al Direttore Generale ed al Consiglio di Amministrazione.

Gli auditor dovrebbero avere senso degli affari, comprendere ed applicare moderni strumenti e tecniche di gestione ed essere flessibili nell'approccio. E' inoltre importante che gli auditor sappiano comprendere ed adattarsi a culture differenti. Dovrebbero essere capaci di lavorare bene in un contesto di squadra dalle alte prestazioni, avere dimestichezza con la lingua inglese e - ove richiesto - con una seconda lingua, sia a livello scritto che orale. Eccellenti capacità di verbalizzazione sono importantissime e risultano essenziali anche la conoscenza di sistemi IT ed il possesso di abilità informatiche.

SAI Global Certification

Alex Ezrakhovich è Direttore Generale della SAI Global Certification Services Pty Ltd. Per ulteriori informazioni, visitare il sito: www.sai-global.com

 

 

Pochissimi dubbi che il livello delle abilità e competenze degli auditor sia notevolmente aumentato negli ultimi dieci anni. Sono finiti i giorni nei quali le uniche qualifiche necessarie erano l'essere stato un auditor interno ed avere un'infarinatura di sistemi qualità.

Ora la ricerca di auditor spazia in tutti i campi dell'industria e del commercio, di pari passo all'esigenza di auditor che coprano qualità, ambiente, salute e sicurezza, sicurezza delle informazioni e degli alimenti, per non parlare di norme e specifiche nazionali e locali.

Con l'imminente pubblicazione della specifica 99 sui sistemi di gestione integrati, che sarà pubblicamente disponibile, si aggiungerà l'ulteriore necessità che gli auditor valutino contemporaneamente requisiti comuni a più di una norma.

Anche altre norme che saranno pubblicate a breve innalzeranno il livello delle conoscenze, abilità ed esperienze che si richiede agli auditor di possedere. Al momento, il British Standards Institution (BSI) sta redigendo una norma per la gestione della continuità aziendale. Questa norma, abbinata a norme per la verifica di resoconti aziendali e rendicontazione sociale, dimostra che oggi le abilità richieste agli auditor sono lontanissime da quando era chiesto loro di preoccuparsi solo del controllo qualità.

Ai nostri giorni, gli auditor devono essere dei laureati con buone capacità aziendali acquisite per mezzo di esperienza diretta nell'industria e nel commercio. Devono essere in grado di comunicare con persone che operano dal vertice fino alla posizione più bassa nell'organizzazione, poiché oggi le norme sui sistemi di gestione sono esattamente tali: usate per la gestione di organizzazioni.

Gli auditor devono saper pensare ed agire in modo strategico, in quanto ora le norme sui sistemi di gestione vanno proprio in questa direzione come si può notare dall'ultima versione della ISO 9001: è una norma per la "gestione" di sistemi, quindi chi deve effettuare un audit a fronte di essa dovrebbe avere in prima persona esperienza di gestione.

BSI

John Hele è Global Product Manager per il BSI. Per ulteriori informazioni, visitare il sito: www.bsi-global.com

 

 

Il LRQA ritiene che aumentare le competenze e le abilità degli auditor sia fondamentale per migliorare la certificazione accreditata. Oggi la valutazione dei sistemi di gestione richiede che l'operato di un auditor si spinga oltre la semplice verifica della conformità. C'è stata un'evoluzione. I bravi auditor comprendono l'azienda completamente e sono in grado di fornire analisi ed informazioni di ritorno all'alta direzione sulla progettazione ed efficacia del sistema. Questo porta reali benefici all'impresa? Il sistema risponde agli scopi ed obiettivi aziendali?

Questa evoluzione richiede agli auditor ulteriori competenze che vanno ben oltre le conoscenze tecniche, incluse: la comprensione della gestione aziendale, l'interazione con altri sistemi aziendali, cultura aziendale, l'abilità di comunicare e presentare in modo efficace i risultati all'alta direzione. Le risultanze dell'audit devono essere analizzate e verbalizzate in rapporto al rischio che rappresentano per l'impresa, nel linguaggio utilizzato dall'alta direzione e non in un gergo tecnico-settoriale comprensibile solo dal Rappresentante della Direzione.

Oltre alla richiesta di valore aggiunto dagli audit, molte organizzazioni stanno inoltre sviluppando i propri sistemi per gestire ulteriori aspetti aziendali (quali le prestazioni ambientali o la salute e sicurezza sul lavoro). Questo richiede agli auditor di allargare le proprie conoscenze tecniche per essere in grado di effettuare in modo efficace audit di tali controlli.

Da un audit i clienti dovrebbero aspettarsi di più che una semplice conferma della conformità. Il LRQA sta investendo nello sviluppo degli auditor per assicurare che dalla visita si ottenga un beneficio aziendale e che il processo assicuri l'azienda e l'alta direzione che i propri sistemi di gestione li stanno aiutando a fornire valore ai propri azionisti e stakeholder.

LRQA

Don Stanley è Head of Assessment del LRQA per il Regno Unito. Per ulteriori informazioni, visitate il sito: www.lrqa.com

 

 

L'immagine della certificazione accreditata di sistemi di gestione dipende in ampia misura dalla qualità degli audit effettuati. Innanzitutto, migliorare la certificazione accreditata nel mondo dipende non solo dalla competenza degli auditor degli organismi di certificazione ma anche dalla competenza degli auditor dell'ente di accreditamento. Qualsiasi commento riguardo ad una maggiore competenza degli auditor è applicabile sia agli auditor degli organismi di certificazione che a quelli dell'ente di accreditamento.

Agli organismi di certificazione ed agli enti di accreditamento è richiesto di definire requisiti propri di competenza degli auditor che utilizzano, sia che si tratti di personale a tempo pieno che di appaltatori. Fondamentalmente esistono tre gruppi di competenze necessarie ad un auditor:

• conoscenze tecniche dei processi delle organizzazioni oggetto di audit;
• comprensione delle norme applicabili ai sistemi di gestione in questione;
• abilità nell'effettuazione di audit.

In passato è stata posta molta enfasi sulle abilità tecniche, spesso a discapito della necessità di buone abilità di audit. Sebbene si riconosca l'esigenza di conoscenze tecniche e comprensione delle norme sui sistemi di gestione, oggi viene posta molta più enfasi sulla necessità di avere buone abilità nell'effettuazione di audit.

Stabilire che un auditor possiede buone abilità per l'esecuzione di audit è tuttavia più difficile e richiede una valutazione delle qualità e caratteristiche personali dell'auditor.

Le abilità che sono importanti sono:

• buone capacità interpersonali;
• essere diplomatico e saper comunicare in modo efficace con tutti i livelli dell'organizzazione, dall'operaio di produzione al Direttore generale;
• essere perspicace e buon osservatore ed avere la tenacia di seguire le cose fino ad una conclusione.

Questi sono i tipi di abilità che differenziano l'auditor bravo da quello meno bravo. Un auditor con una buona conoscenza tecnica e con la comprensione delle norme dei sistemi di gestione, ma con scarse abilità di audit, effettuerà un audit scarso. La chiave per il miglioramento della certificazione accreditata è concentrarsi sull'uso di auditor con buone abilità di audit.

NICEIC

Trevor Nash è il Managing Director del settore certificazione del NICEIC. Per ulteriori informazioni, visitare il sito www.niceic.org.uk

 

Se avete un problema o una domanda da sottoporre agli esperti, inviate un messaggio e-mail a Pandita Louram all'indirizzo: plouram@irca.org