L'audit dell'Alta Direzione
L'audit dell'Alta Direzione è una questione delicata. Tuttavia, è importante che le organizzazioni - piuttosto che focalizzare tutta la propria attenzione unicamente sul Responsabile Qualità durante gli audit - inizino a coinvolgere anche l'intera Alta Direzione nel processo di audit. Secondo l'Auditing Practices Group è solo attraverso questo coinvolgimento totale che le raccomandazioni si trasformeranno in miglioramenti a lungo termine.
Gi auditor dovrebbero coinvolgere l’Alta Direzione in tutte le fasi dell’audit, invitandoli per esempio alle riunioni di apertura e di chiusura, prevedendo tempo sufficiente nel piano di audit per i colloqui con i dirigenti, discutendo le risultanze degli audit direttamente con loro, cercando evidenze del loro impegno, e così via. E’ importante spostare il fulcro dell’attenzione dal responsabile qualità agli alti dirigenti dell’organizzazione. L’auditor dovrebbe considerare le attività di Alta Direzione al pari di processi ed auditarli di conseguenza.
Fase di pianificazione
L’auditor deve identificare i processi dell’Alta Direzione e deve:
- comprendere l’organizzazione e la sua struttura dirigenziale analizzando informazioni quali organigramma, rapporti annuali, business plan, profili societari, comunicati stampa, siti internet;
- prevedere nel piano di audit di raccogliere le informazioni pertinenti riferite all’impegno dell’Alta Direzione, direttamente da - e per mezzo di colloqui con - l’Alta Direzione;
- capire la cultura dell’organizzazione e della sua Alta Direzione, per determinarne l’impatto sul piano di audit ed apportare quindi le modifiche necessarie;
- adottare un approccio professionale per quanto concerne il modo di presentarsi dell’auditor stesso, individuando lo stile (cioè il codice) di abbigliamento in uso nell’organizzazione;
- pianificare la tempistica del colloquio con l’Alta Direzione in modo da garantire praticità e puntualità.
Un auditor con poca esperienza di audit non dovrebbe essere incaricato di intervistare l’Alta Direzione.
Condurre l'audit
Quando intervista l’Alta Direzione l’auditor può, utilizzando la terminologia appropriata al settore di attività dell'organizzazione, formulare domande per:
- cercare di ottenere evidenze della consapevolezza e dell’impegno dell’Alta Direzione nei confronti della qualità ed il relativo impatto sugli obiettivi complessivi e sul sistema di gestione dell’organizzazione;
- raccogliere evidenze della conformità ai requisiti ISO 9001 riferiti alla Responsabilità della Direzione.
Raccogliere e suffragare le evidenze
L’auditor od il gruppo di audit dovrebbe cercare continuamente la possibilità di avvalorare le risposte ricevute dall’Alta Direzione durante il colloquio mediante:
- la disponibilità e l'impatto di politiche ed obiettivi;
- l'esistenza di collegamenti tra politiche ed obiettivi;
- ottenendo evidenze che tali politiche ed obiettivi sono efficaci e compresi a tutti i livelli dell’organizzazione;
- stabilendo se politiche ed obiettivi sono appropriati per il miglioramento continuo del sistema di gestione per la qualità e per il perseguimento della soddisfazione del cliente;
- verificando se l’Alta Direzione è coinvolta o meno nei Riesami della Direzione.
Potrebbero essere necessari ulteriori colloqui ed evidenze per ottenere le debite conferme. Il gruppo di audit dovrebbe assicurare che venga raccolta qualsiasi ulteriore evidenza dell’impegno dell’Alta Direzione, riesaminando infine tutte le evidenze ottenute per verificare la completezza e l’accuratezza delle informazioni e per sostenere le conclusioni che ne sono state tratte.
Verbalizzazione dell'audit
Gli auditor dovrebbero preparare i propri rapporti di audit in modo da renderli adeguati ad una loro esposizione all’Alta Direzione delle organizzazioni. Potrebbe essere opportuno predisporre una sintesi del rapporto di audit, idonea ad essere presentata all’Alta Direzione ed alle funzioni e/o parti più importanti dell’organizzazione. Tale sintesi dovrebbe evidenziare le risultanze fondamentali, sia positive che negative, ed indicare opportunità di miglioramento.
Dite la vostra su questo argomento partecipando alla discussione su problematiche ed aspetti dell'audit nel Forum on line dell'IRCA.
L'ISO 9001 Auditing Practices Group è un gruppo informale di esperti, auditor e professionisti SGQ provenienti dal Comitato Tecnico 176 dell’ISO - Gestione per la Qualità ed Assicurazione della Qualità (ISO/TC 176) e dall’International Accreditation Forum (IAF). Questo gruppo ha elaborato diversi documenti guida e presentazioni che contengono chiarimenti e spiegazioni sull’audit di SGQ e riflettono l’approccio per processi che è fondamentale nella verifica dei requisiti ISO 9001.
Questo articolo è frutto di una rielaborazione dell'originale "Auditing top management" pubblicato sul sito dell'ISO 9001 Auditing Practices Group ed è qui riprodotto per gentile concessione ISO e IAF. Il documento originale è stato elaborato sulle migliori prassi esistenti e non è stato formalmente ratificato quale guida da parte dell’International Accreditation Forum (IAF) od interpretazione ufficiale da parte ISO/TC 176. Per ulteriori informazioni sull'ISO 9001 Auditing Practices Group cliccare qui.
