La BS 8555: implementare un SGA

Nell'aprile 2003 è stata pubblicata la BS 8555 "Environmental management systems – guide to the phased implementation of an environmental management system including the use of environmental performance evaluation" [Sistemi di gestione ambientale - Guida all'implementazione per fasi di un sistema di gestione ambientale che include l'uso della valutazione della performance ambientale]. Come spiega Catherine Golds, la norma è stata scritta in risposta alla domanda del mercato per un approccio per fasi ai sistemi di gestione ambientale (SGA).

La norma BS 8555 suddivide l'implementazione di un SGA formale in 6 fasi gestibili e si occupa anche della valutazione della performance ambientale (EPE, dall'inglese Environmental Performance Evaluation).

Le 6 fasi della BS 8555 sono:

• impegno e predisposizione delle fondamenta;
• identificazione delle prescrizioni legali ed altri requisiti applicabili ed assicurazione della conformità ad essi;
• sviluppo di obiettivi, traguardi e programmi;
• implementazione ed attuazione del SGA;
• controllo, audit e riesame;
• riconoscimento del SGA (ottenere la certificazione ISO 14001 e/o EMAS).

Ogni fase è composta da un numero di stadi ed ogni stadio è descritto in un "profilo di stadio" che include perché e come implementarlo e chi dovrebbe essere coinvolto. Comprende anche risultati e criteri di raggiungimento per ciascuno stadio. Lo sviluppo degli indicatori di performance ambientale è una delle caratteristiche chiave della BS 8555. Questi indicatori permettono che la performance sia monitorata e valutata nel tempo a fronte di obiettivi e traguardi ambientali, dimostrando il progresso nel migliorare continuamente le prestazioni ambientali. Ulteriori informazioni sulla valutazione della performance ambientale sono contenute in una norma della serie ISO 14000, la ISO 14031.

Gli auditor che regolarmente valutano organizzazioni a fronte della ISO 14001 apprezzeranno il tempo e lo sforzo che quest'ultime investono nell'implementare e mantenere il proprio sistema. Il processo di valutazione da parte di un Organismo di Certificazione accreditato può spaventare queste organizzazioni, in particolare le piccole e medie imprese che si trovano ad affrontare ristrettezze di tempo e risorse. Partendo da questa considerazione, l'Acorn Scheme permette verifiche accreditate UKAS per organizzazioni che migliorano la propria performance ambientale in accordo alle varie fasi della BS 8555.

L'Acorn Scheme è gestito dallo IEMA, l'Institute of Environmental Management and Assessment (IEMA). Fornisce una struttura idonea a tutte le organizzazioni - a prescindere dalla loro forma, dimensione o settore - affinché possano essere valutate in modo indipendente a fronte dei criteri di raggiungimento della BS 8555 e ricevere riconoscimento formale dei progressi che hanno compiuto nel migliorare la propria performance ambientale. Le organizzazioni ottenere la registrazione ad una qualsiasi delle fasi previste dall'Acorn Scheme dello IEMA fino ed inclusa la fase 5. Oltre la fase 5 dovrebbero cercare di ottenere la certificazione EMAS o ISO 14001.

Un'ispezione Acorn è volta a confrontare in modo sistematico gli elementi implementati di un SGA aziendale ai criteri di raggiungimento previsti in ogni profilo di stadio della guida BS 8555. E' compito dell'organizzazione cliente determinare a fronte di quale fase desideri essere valutata. Può scegliere di essere valutata dopo aver implementato ciascuna fase oppure solo ad un certo punto: in quest'ultimo caso l'auditor verifica tutte le fasi implementate dal cliente fino a quel momento. La registrazione all'Acorn Scheme dura 12 mesi, quindi il processo di re-ispezione consiste in una visita completa ogni 12 mesi. Questa visita può essere condotta a fronte della medesima fase alla quale il cliente è già registrato oppure il cliente può scegliere di avanzare ad una fase succesiva. Come nel caso dell'ispezione originale, tutti i criteri di raggiungimento di tutte le fasi devono essere soddisfatti affinché il cliente ottenga la registrazione. Durante l'ispezione se il cliente non può dimostrare di aver soddisfatto uno o più dei requisiti di raggiungimento di un dato stadio della BS 8555, l'auditor emetterà delle non conformità come appropriato. Il cliente ha 3 mesi di tempo per chiudere tali non conformità e poter ottenere la registrazione all'Acorn Scheme. In alcuni casi queste possono essere chiuse mediante evidenza documentale, ma talvolta potrebbe essere necessaria una visita supplementare. L'auditor è inoltre incoraggiato a formulare osservazioni, in particolare relativamente alla performance ambientale dell'organizzazione: come di consueto, osservazioni positive sono ben accette come anche le opportunità costruttive di miglioramento.

C'è molta attenzione sulla conformità legale della fase 2 della norma BS 8555. L'esperienza attuale nelle ispezioni sotto l'Acorn Scheme ha dimostrato che l'area che richiede particolare attenzione è la metodologia di individuazione della legislazione. In alcuni casi non è definita in modo adeguato e l'organizzazione non ha identificato completamente tutte le prescrizioni legislative e gli altri requisiti applicabili alla propria attività. Inoltre, l'auditor dovrebbe focalizzarsi anche sul sistema di valutazione della conformità legale, dato che questa è un'area nelle quali le organizzazioni fanno ancora fatica a fornire evidenza che il livello dei controlli sia adeguato.

La norma BS 8555 introduce in modo graduale la necessità di documentazione ed il controllo dei documenti con il progredire delle fasi. Questi concetti sono fortemente presenti nella fase 4. Nelle fasi precedenti - nonostante vi sia una certa esigenza di documentazione - l'evidenza "corposa" è spesso insita e dichiarata nei criteri di raggiungimento. E' quindi fondamentale che l'auditor utilizzi le proprie abilità di ascolto, conduzione di interviste e raccolta di evidenze attraverso fonti molto diverse.

Come in altri audit SGA, il tempo allocato per l'ispezione è basato sul numero di dipendenti, il numero di siti, la complessità delle attività, la sensibilità ambientale del sito, la natura degli impatti ambientali ed il campo di applicazione ed estensione dei requisiti legali. I requisiti di competenza per gli auditor che effettuano questo tipo di ispezioni sono simili alla competenza richiesta per gli audit di certificazione ISO 14001. Tuttavia vi sono alcuni requisiti aggiuntivi: un auditor deve anche dimostrare una buona comprensione di come si lavora in un contesto di PMI, conoscere la norma BS 8555 ed avere familiarietà con i concetti relativi agli indicatori di performance ambientale ed EPE in generale.

L'autrice:

Catherine Golds è Environmental and Health and Safety Business Sector Manager presso la NQA.