Una società sub-affitta alcuni degli edifici presenti nel confine del proprio sito ad altre aziende più piccole. Nell'effettuare la "valutazione degli aspetti e degli impatti significativi" la società deve considerare le attività di queste unità più piccole? Un organismo di certificazione quale evidenza di controllo su di esse cercherebbe? Le attività di queste aziende periferiche quanto impattano sulla società che cerca di ottenere la certificazione?
La società nel valutare gli aspetti e gli impatti dovrebbe davvero considerare le attività delle aziende più piccole alle quali ha sub-affittato gli edifici. La ISO 14001:2004 richiede all'organizzazione di considerare gli aspetti che può influenzare oltre a quelli che può direttamente controllare.
Di conseguenza, a seconda delle attività effettuate dalle aziende più piccole, alcuni aspetti quali la gestione dei rifiuti e l'uso di energia possono essere influenzati, per esempio contrattualmente. Ogni azienda contribuisce all'impatto ambientale globale del sito dell'organizzazione.
Evidenza dei controlli che un organismo di certificazione cercherebbe potrebbero essere documenti - quali guide ed istruzioni - emessi dall'organizzazione per le aziende più piccole. Inoltre l'organismo di certificazione cercherebbe di vedere come affrontano alcuni aspetti, quali la gestione dei rifiuti. La messa a disposizione di cassonetti per il recupero potrebbe essere un buon indicatore di come l'organizzazione stia cercando di influenzare positivamente il contributo delle aziende minori all'impatto ambientale complessivo del sito.
Se l'uso di energia è controllato dall'organizzazione e ri-addebitato alle aziende più piccole, potrebbero considerare di prenderla da fonti rinnovabili di energia pulita, installare lampadine a basso consumo energetico e attivare sistemi di gestione che possano monitorare e controllare la quantità di energia che viene utilizzata da ciascun azienda insieme alla luce naturale. L'organizzazione potrebbe anche prendere in considerazione l'installazione di contatori per ogni unità e poi monitorare e misurare l'elettricità che viene consumata. Se si notasse un andamento in crescita per una delle aziende più piccole, ciò potrebbe essere oggetto di discussione con gli affittuari nell'ottica di ridurre il consumo per mezzo di altre misure di risparmio energetico.
In conclusione, un'organizzazione che desideri la certificazione di parte terza per il proprio sistema di gestione ambientale deve dimostrare il controllo sia sui propri impatti diretti che su quelli indiretti delle imprese più piccole cui ha sub-affittato degli edifici posti nel suo stesso sito. La mancata presa in carico di questi aspetti riferiti alle aziende più piccole che contribuiscono agli impatti ambientali complessivi del sito (ove sia possibile esercitare un'influenza) può essere vista dall'organismo di certificazione come una carenza nel sistema di gestione ambientale e può - quindi - rivelarsi un ostacolo all'ottenimento della certificazione.
NICEIC
Trevor Nash è il Managing Director del settore certificazione del NICEIC. Per ulteriori informazioni, visitare il sito www.niceic.org.uk
La "valutazione degli aspetti e degli impatti significativi" è un riesame di tutte le attività, prodotti e servizi controllati ed influenzati dall'organizzazione, incluse le attività delle aziende più piccole.
La prima parte della valutazione esamina se l'organizzazione possa esercitare o meno controllo ed influenza. Nonostante il grado di controllo di queste aziende indipendenti sia probabilmente limitato, vi sarà in genere un certo livello di influenza attraverso il contratto di affitto od altri accordi contrattuali. Dopo aver confermato ciò, la valutazione definisce quali attività vengono effettuate ed identifica gli aspetti ed impatti ambientali significativi: emissioni, scarichi, rifiuti, rumore, ecc. Per ogni aspetto ambientale individuato, l'organizzazione deve quindi determinare se l'impatto sia o meno significativo.
E' solo per le attività delle aziende più piccole correlate ad aspetti ed impatti ambientali significativi che l'organizzazione dovrebbe stabilire controlli nell'ambito del sistema di gestione. Se l'organizzazione determina che non vi sono aspetti ed impatti ambientali significativi correlati alle aziende più piccole, non c'è nessun obbligo di introdurre controlli ambientali su quest'ultime.
Infine, il livello di impatto di queste imprese periferiche sull'organizzazione che ambisce ottenere la certificazione dipenderà dal risultato della "valutazione degli aspetti e degli impatti" e dall'implementazione da parte dell'organizzazione delle proprie procedure in relazione alle aziende più piccole. Se l'organizzazione arriva alla conclusione che esistano aspetti ed impatti ambientali significativi correlati alle aziende più piccole che essa può influenzare, allora questi dovrebbero essere controllati secondo quanto definito nel sistema di gestione. L'organismo di certificazione cercherà evidenze dell'implementazione efficace di tali procedure. Questo è un requisito della norma e l'organizzazione dovrebbe dimostrare conformità alle proprie stesse procedure per poter ottenere la certificazione.
LRQA
Don Stanley è Head of Assessment del LRQA per il Regno Unito. Per ulteriori informazioni, visitate il sito: www.lrqa.com
La risposta a questa domanda dipende da molti fattori. Primo: gli edifici sub-affittati condividono lo stesso impianto di fornitura d'acqua e fognature con l'azienda principale? Se sì, allora l'azienda principale dovrebbe tenerlo in considerazione nella propria "valutazione degli aspetti e degli impatti significativi".
C'è poi la posizione degli edifici sub-affittati e di cosa venga fatto al loro interno... Se sono vicini all'azienda principale e vi eseguono attività da medio-alto rischio, allora l'organizzazione dovrebbe tenere in considerazione i sub-affittuari. Se sono un po' distanti dall'azienda principale e vi svolgono attività da basso-medio rischio, allora è probabile che non debbano essere tenuti in considerazione.
Se fossero da tenere in considerazione, sarebbe necessaria evidenza del benestare alla pianificazione ed agli scarichi negli accordi di sub-affitto per verificare cosa sia stato concordato con chi sub-affitta per quanto concerne i controlli ambientali. Saranno probabilmente necessari incontri periodici e possibili ispezioni da parte dell'organizzazione che concede in affitto gli edifici per accertare che i propri inquilini rispettino l'accordo.
BSI
John Hele è Global Product Manager per il BSI. Per ulteriori informazioni, visitare il sito: www.bsi-global.com
Dipende dal modo in cui l'organizzazione definisce il proprio ambito di certificazione e lo allinea ai requisiti della certificazione. A scopo certificativo le piccole aziende all'interno dei confini sono considerate delle entità legali separate e non saranno incluse nel certificato.
Se l'organizzazione desidera ottenere la certificazione a copertura dell'intero ambiente entro il quale sono state create le piccole aziende ed è probabile che le attività di quest'ultime impattino sull'ambiente, allora sì - l'organizzazione dovrà dimostrare di aver considerato tutte le attività delle aziende affittuarie presenti entro i propri confini quando esegue le valutazioni degli aspetti e degli impatti.
In questo caso, l'organizzazione deve dimostrare mediante evidenza documentale alcuni dei requisiti fondamentali della norma:
- aver attivo un sistema di gestione ambientale documentato che è in grado di fornire il supporto richiesto per l'ottenimento della certificazione;
- aver individuato tutte le attività possibili proprie e delle piccole aziende;
- aver assegnato una priorità agli aspetti ed agli impatti mediante una metodologia accettabile per la classificazione del rischio ed affrontare per primi i più significativi;
- avere il controllo totale delle attività delle piccole aziende che possono danneggiare l'ambiente; in questo contesto, ha bisogno di fornire evidenza documentale del monitoraggio e della misurazione degli output indesiderati dalle attività delle piccole aziende e controllati entro le prescrizioni legali; gli strumenti di monitoraggio devono disporre di documentazione di taratura valida;
- aver adeguatamente addestrato i dipendenti che eseguono le attività ed effettuano i monitoraggi: il personale ha le competenze per svolgere le proprie mansioni ed interpretare i le misurazioni ed i risultati ottenuti;
- monitorare continuamente le prescrizioni legali e gli altri requisiti che possono impattare sulle proprie attività e su quelle delle piccole aziende e valutare le proprie prestazioni di conformità a fronte di tali requisiti;
- lavorare fianco a fianco con gli affittuari ed assicurare che non vi siano impatti sull'ambiente circostante a causa delle proprie attività o di quelle degli affittuari nell'edificio o nell'ambiente circostante;
- aver messo in atto un buon sistema di comunicazione tra l'organizzazione stessa e le piccole aziende.
SAI Global
Alex Ezrakhovich è Direttore Generale della SAI Global Certification Services Pty Ltd. Per ulteriori informazioni, visitare il sito: www.sai-global.com
Quando si implementa un sistema di gestione ambientale (SGA) per soddisfare i requisiti della ISO 14001, l'organizzazione deve prendere in considerazione gli aspetti ambientali che può influenzare, oltre a quelli che può controllare direttamente. In questo scenario, sub-affittare edifici all'interno del confine del proprio sito ad altre imprese sarebbe considerata un'attività sulla quale l'organizzazione può esercitare influenza e quindi dovrebbe essere inclusa nella valutazione degli aspetti e degli impatti significativi (se l'organizzazione ha definito che l'ambito di applicazione del proprio SGA include tutti gli edifici presenti entro i confini del proprio sito).
Presupponendo che gli aspetti relativi alle attività degli affittuari negli edifici sub-affittati siano significativi (dato che solo gli aspetti significativi devono essere presi in considerazione nel SGA), un auditor che cercasse evidenza del controllo potrebbe desiderare di vedere il contratto di locazione tra l'organizzazione e le imprese che occupano i suoi edifici. L'accordo di norma dovrebbe dettagliare le responsabilità degli affittuari e potrebbe contenere, per esempio, obbligazioni ambientali quali disposizioni sulla gestione dei rifiuti o condizioni per il permesso degli scarichi nelle fogne od in corsi d'acqua. E' da qui che potrebbe trarre origine l'influenza su aspetti ambientali. L'organizzazione dovrebbe fornire evidenza per dimostrare come vengono rispettate le condizioni dell'accordo con gli affittuari, in particolare dove risultano applicabili dei requisiti legislativi.
Ulteriori evidenze del controllo potrebbero includere delle procedure di monitoraggio e misurazione, controllo operativo, preparazione e risposta alle emergenze: tutte procedure che - ove necessario - potrebbero dover essere estese alle attività delle aziende affittuarie.
In termini di impatto sull'ottenimento della certificazione - come con le attività, prodotti o servizi di una qualsiasi organizzazione - ci si aspetta che l'organizzazione abbia identificato i propri aspetti ambientali e ne dimostri, per quelli che ha ritenuto "significativi", una gestione sistematica all'interno del proprio SGA. La certificazione potrebbe essere raccomandata a condizione che sia possibile fornire evidenza soddisfacente di controllo e miglioramento continuo commisurati ai rischi ambientali di tali attività.
BM TRADA
Susan Morton è Certification Officer per il Regno Unito per BM TRADA Certification. Per ulteriori informazioni, visitare il sito: www.bmtrada.com
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