L'incontro tra culture: un incontro esplosivo?

Il processo di audit è lo stesso ovunque si effettuino audit, ma differenze culturali, l'impatto di discrepanze nella gestione dei tempi e paura per l'ignoto possono trasmettere uno stress particolare sia sull'auditor che sull'organizzazione oggetto di audit, afferma Tony Iles, Responsabile degli Audit Ambientali della Atkins plc.

Mentre l'auditor ha il beneficio di concordare con il cliente l'ambito e gli obiettivi dell'audit (per es. SGA completo, conformità legale SGA o magari due diligence pre-acquisizione), vi può essere un livello considerevole di apprensione dalla parte dell'organizzazione oggetto di audit. Potrebbe essere la prima volta che ricevono un audit e sono probabilmente preoccupati di far sì che la propria società sia vista in una buona luce o persino che li si possa incolpare di fare "qualcosa di sbagliato" o di parlare a sproposito.

Per assicurare un audit senza problemi, quindi, è necessario porre la massima attenzione nello scegliere chi incaricare, nel pianificare in modo accurato (e nel comunicare il piano all'organizzazione oggetto di audit) ed alla condotta dell'auditor durante l'audit in campo.

Cos'è necessario per effettuare un audit all'estero?

Oltre ad una profonda conoscenza del settore di attività dell'organizzazione, l'audit internazionale ben riuscito richiede auditor che siano molto bravi con le persone (ed in particolare che siano in grado di cogliere al volo la sensibilità degli altri), sicuri di sé, fermi e dispongano di una dose maggiore di buon senso rispetto alla media. Ci saranno sempre delle sorprese e l'auditor deve essere in grado di pensare e decidere velocemente.

Con la crescente diffusione della lingua inglese come strumento lavorativo, la competenza nella lingua locale non è più un grande ostacolo. Tuttavia, una certa consapevolezza dell'etichetta locale in ambito lavorativo, inclusa l'importanza della posizione e della "rispettabilità" della direzione, è importante tanto quanto la comprensione di leggi ambientali e norme sociali locali. Fate delle ricerche: non fate affidamento su relazioni formali sul Paese dove state andando - spesso inaccurate e non esaustive - ma prima di partire, parlate con qualcuno che ha già lavorato in quel Paese. Per esempio, è importante sapere se si causa una grave offesa nel rifiutare un pranzo formale o nel declinare numerosi brindisi ad alto tasso alcolico dedicati al successo di ognuno. Analogamente, come sono visti i regali, sia che siano dati o che siano ricevuti dall'auditor?

‘...fate attenzione se scegliete dei consulenti locali come interpreti, perché a volte potreste sentirvi tagliati fuori’

Siete pronti?

La preparazione di un buon piano di audit sarà pure un'abitudine per tutti gli auditor esperti, ma per coloro che sono nuovi all'effettuazione di audit all'estero è necessario sottolineare quanto questa preparazione sia importante. E' inevitabile che si avrà pochissimo tempo in campo e - dato che si è essenzialmente da soli -è necessario essere molto organizzati per ottenere il massimo dalle interviste e dall'ispezione sul campo. Fate in modo di inviare delle indicazioni preliminari al contatto sul posto il prima possibile rispetto alla data della visita; a tale indicazioni potete allegare un elenco dei documenti che desiderate vedere (o copiare) od un questionario più dettagliato.

Esistono numerose guide on line sulla legislazione locale, ma è preferibile lavorare con un consulente locale: vi fornirà informazioni preziose su come la legge è applicata, modifiche future proposte e può anche facilitare discussioni con gli enti regolatori. Tuttavia, fate attenzione se scegliete di utilizzare queste persone come interpreti, perché a volte potreste sentirvi tagliati fuori. Porre una domanda che origina una conversazione di cinque minuti tradotta con un "sì" od un "no" non è molto utile.

Portare a termine una valutazione dei rischi del sito prima di aver visto il sito è difficile, ma chiarite se è necessario che vi portiate la vostra attrezzatura per la sicurezza o se è possibile prendere in prestito localmente i dispositivi di protezione individuali.

Cosa ci aspetta sul campo?

Assicuratevi di definire bene lo scenario durante la riunione di apertura. Ri-esponete i vostri obiettivi e come desiderate lavorare (chiedete se potete fare delle foto). Potreste essere un ospite d'onore, ma è difficile effettuare l'ispezione del sito in modo efficace se siete accompagnati da un entourage cerimonioso. Se lavorate in un gruppo numeroso assegnate un compito diverso a ciascuno, un intervistatore per ogni intervistato.

Spesso uno degli aspetti più difficili da discutere è la qualità delle emissioni nell'ambiente. Potreste imbattervi in quella che è chiaramente una colonna di fumo carica di polveri e sentirvi dire che l'ultima misurazione ha rilevato livelli di particolato di 20 mg/m3 (tenete in considerazione che in alcuni Paesi le emissioni massiche sono utilizzate al posto delle concentrazioni e dei tassi di emissione). A volte le misurazioni sono effettuate solo quando l'impianto è fermo o l'apparecchiatura di abbattimento appena manutenuta. Siate fermi ma cortesi nel seguire la traccia dell'audit, ma non mettete le persone in una situazione evidentemente imbarazzante.

Infine, informatevi sempre su chi sono le persone con il grado più alto in campo ed assicuratevi di trattarle con il dovuto rispetto. Cercate di sedervi di fronte a loro alle riunioni di apertura e di chiusura. Ottenete la loro fiducia all'inizio dell'audit perché potreste anche avere bisogno del loro aiuto od autorizzazione per ottenere dati ed informazioni. Alla riunione di chiusura, esponete le vostre conclusioni in modo chiaro e ringraziate le persone più alte in grado per il loro aiuto.

Soprattutto, cercate di fare nuove amicizie e di divertirvi!

Come potete aggiungere valore?

Senza diventare troppo cinico, l'auditor dovrebbe anche riflettere sul perché gli sia stato chiesto di effettuare l'audit. Considerando la probabile differenza nelle tariffe giornaliere, i costi di viaggio e di alloggio, utilizzare un auditor straniero può essere molto più costoso di un consulente locale.

Se siete stati incaricati dalla società obiettivo dell'audit, allora la risposta più probabile alla domanda "perchè io?" è di fornire una valutazione della loro società a fronte di benchmark internazionali (per es. norme di tipo corporate per SGA o Responsabilità Sociale). L'offerta di valutazioni basate sulle migliori tecniche disponibili - dette anche BAT dall'inglese Best Available Techniques - sta diventando sempre più diffusa dato che nell'Unione Europea i documenti di riferimento delle BAT (detti BREF, cioè BAT Reference) sono largamente usati ed in molti casi hanno sostituito le norme della Banca Mondiale o dell'IFC (International Finance Corporation).

Nell'incaricarvi, stanno investendo nella vostra esperienza e capacità di giudizio soldi che hanno duramente guadagnato e voi dovete portare a termine tale incarico. I vostri consigli, che potrebbero essere richiesti in riferimento a domande davvero cruciali come: "E' meglio ammodernare l'impianto di abbattimento o ricostruire l'intero sito produttivo?", potrebbero avere degli effetti importantissimi sui piani di investimento dei 20 anni successivi.  

In alternativa, se il vostro cliente sta valutando di acquistare l'organizzazione oggetto dell'audit, allora saranno fondamentali l'indipendenza, l'esperienza e la competenza dell'auditor ed esiste un costo internazionale stabilito per questo tipo di attività.

Il vostro cliente sta comprando la vostra valutazione del rischio e delle responsabilità associate alla società da acquistare, dei consigli sulla significatività di queste responsabilità e, non nascondiamocelo, l'assicurazione di indennità professionale che accompagna tutto ciò. Gli auditor della due diligence devono essere abbastanza esperti per individuare elementi contrari al proseguimento della trattativa e - se necessario - invocarne l'interruzione. Come minimo, devono essere perlomeno capaci di elencare brevemente i rischi che si presentano all'organizzazione, comprendere se si tratta di responsabilità reali o contingenti e poi preparare un chiaro Piano di Azione Ambientale che possa essere utilizzato dal personale del sito per migliorarne le prestazioni.

Per saperne di più su esperienze di audit in Giappone ed in India:

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