L'audit interno: un quadretto perfetto?

Niente meglio di una fotografia fa arrivare il messaggio e gli auditor interni dotati di macchina fotografica si vedono frequentemente ne The Consortium for Purchasing and Distribution (società britannica per l'approvvigionamento e la distribuzione), scrive Gail Sheppard, responsabile programma di audit dei sistemi di gestione integrati. L'autista di camion senza il giubbetto ad alta visibilità, il pericolo di inciampare in un ufficio o la possibile fuoriuscita di sostanze chimiche: è tutto fotografato dagli auditor di Sistemi di Gestione Integrati. Perché gli auditor interni dovrebbero abbracciare questo approccio integrato?

La strategia per i sistemi di gestione integrati arriva direttamente dal vertice di un'organizzazione e ciascun aspetto - gestione per la qualità, salute e sicurezza ed ambiente - è promosso da un dirigente membro del Consiglio. Nella nostra organizzazione esistono diverse parti interessate nell'approccio integrato. I clienti più importanti sono le scuole che sono attivamente coinvolte nell'implementazione ed insegnamento di politiche ambientali, il magazzino della società e gli uffici sono situati vicino ad un'area residenziale e lungo il nostro confine scorre un ruscello dove dimorano anatre selvatiche.

La strategia di scegliere l'approccio integrato è stata formulata ai tempi della transizione alla versione 2000 della ISO 9001. Nell'elaborare i diagrammi di flusso dei processi della qualità le sovrapposizioni con la salute e la sicurezza e con l'ambiente sono diventate evidenti. Oggi la nostra società ha completamente mappato ogni processo e le sue interrelazioni. La gestione per la salute e la sicurezza e quella ambientale sono sullo stesso livello dei requisiti della qualità quando si scrivono documenti di procedura ed istruzioni operative.

Il sistema a due livelli

Gli audit sono effettuati su due livelli: a livello del processo principale sono condotti da un forte gruppo di 16 auditor addestrati. A livello di sotto-processo i Lead Auditor ed i supervisori, anch'essi addestrati nelle tecniche di audit dei sistemi di gestione integrati, eseguono degli auto-audit.

La formazione degli auditor è realizzata in due giorni sul campo utilizzando l'apprendimento accelerato. Gli auditor in formazione sono tutti volontari realmente interessati a migliorare il modo in cui le cose sono fatte. La prima cosa che chiediamo loro è di organizzare la sala di formazione secondo le loro esigenze. La tradizionale disposizione ad U della sala non è appropriata al livello di interazione richiesto, così di solito va a finire che ogni gruppo si raccoglie attorno ad un tavolo, posizionandosi ciascuno lontano dagli altri all'interno nella sala.

Tutti i partecipanti hanno delle solide basi nell'audit della qualità, l'enfasi è quindi tutta sul far loro identificare i requisiti comuni tra le tre norme - ISO 9001, ISO 14001 e OHSAS 18001 - e quelli specifici alla gestione per la salute e la sicurezza e per l'ambiente (cfr. figura 1). I nuovi termini e le nuove definizioni sono oggetto di spiegazione.

Figura 1. (cliccare per ingrandire)

Non conformità

Gli auditor della qualità sono stati formati in modo da affrontare ogni audit con l'obiettivo della ricerca della conformità e di registrare la non conformità quando la riscontrano (e quando sono in grado di suffragarla). Anche negli audit integrati si adotta lo stesso approccio. Esiste ormai una vasta raccolta di foto che illustrano sia la buona che la cattiva pratica e queste foto sono utilizzate dai discenti per comprendere i requisiti della norma.

Poco dopo la pausa pranzo del primo giorno, gli auditor in formazione hanno acquisito sufficiente comprensione dei requisiti e di come auditarli utilizzando le proprie abilità esistenti di audit per progredire al secondo stadio: prepararsi ad effettuare audit di processi integrati in aree designate dell'organizzazione.

Le aree prescelte sono quelle che consideriamo appropriate per i gruppi di audit e gli audit sono gli stessi che dovremmo fare per il nostro programma di certificazione. Con i gruppi che operano sotto l'occhio vigile di auditor esperti di sistemi di gestione integrati, il tutto si svolge assolutamente secondo le regole ed i risultati dell'audit sono sono mostrati agli auditor esterni durante le loro visite di sorveglianza.

E' importante dedicare un giorno intero all'audit pratico in magazzino, in produzione e negli uffici: la giornata culmina con i gruppi che presentano i propri rapporti all'alta direzione presieduta dal Direttore Generale. Non si trattengono dal dire chiaramente quello che pensano e la direzione non si aspetta che lo facciano. Dopo tutto, se avessero trovato che qualcosa di importante non va, potrebbero aver evitato grossi problemi futuri. L'ultima cosa che vogliamo è che si faccia male un dipendente o un visitatore, il richiamo di un prodotto o uno scarico nel ruscello, con tutto quello che ne consegue dalla cattiva pubblicità fino magari ad una causa in tribunale.

La prospettiva più ampia

Gli audit dei sistemi di gestione integrati fanno parte di una strategia più ampia volta ad accrescere continuamente le prestazioni e la reputazione dell'azienda. Sono stati conseguiti (e si continuano ad avere) risparmi significativi a livello di costi e di efficienza grazie al fatto di aver mappato tutti i processi aziendali per la conformità ISO 9001:2000. Sono state ottenute riduzioni nei costi di carburanti ed energia mediante la riprogettazione della politica dei trasporti e la società sta attualmente investendo in numerose iniziative, inclusa l'energia solare per l'acqua calda. La strategia si estende all'offerta dei prodotti, in quanto la politica è di acquistare prodotti che possano - ove praticabile - essere riciclati o che provengano da fonti sostenibili, forniti da società che operano con sistemi di gestione integrati analoghi.

Mentre la società otteneva benefici significativi in termini di miglioramento della percezione da parte del cliente, di costi ed efficienza, il sistema di gestione integrato ha anche reso la vita più facile a tutti. E' più semplice mantenere un sistema di documentazione piuttosto che tre, il programma di audit è più facile da gestire, i progetti di miglioramento sono più completi ed abbiamo ridotto la durata degli audit esterni, il che non è certo un male.

L'autrice

The Consortium for Purchasing and Distribution è una società britannica per gli approvvigionamenti di prodotti e servizi per le aziende dedita a soddisfare le esigenze dei suoi numerosi clienti nel settore dei servizi sociali, dell'istruzione e della formazione. Sono il più grande fornitore indipendente di risorse per l'istruzione del Regno Unito. Per ulteriori informazioni, visitate il sito www.theconsortium.co.uk

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