La checklist per l'audit: fa per te?

Come fai ad assicurarti che il tuo audit copra, come minimo, i requisiti definiti dal campo dell'audit? Pensi che le checklist (o liste di riscontro) siano uno strumento utile o le ritieni un processo che assorbe tempo prezioso all'audit? L'Auditing Practices Group ha raccolto alcuni dei vantaggi e degli svantaggi dell'utilizzo di una checklist. Scopri con questa auto-valutazione se la checklist fa per te!

E' necessaria?

Il paragrafo 6.4.3 della ISO 19011 indica che documenti, quali le liste di riscontro ed i piani di campionamento, "possono" far parte della preparazione alla conduzione di un audit. Sottolinea inoltre che: "L'utilizzazione di liste di riscontro e di moduli non dovrebbe limitare l'estensione delle attività di audit, che possono cambiare come risultato di informazioni raccolte durante il suo svolgimento".

La checklist potrebbe essere utilizzata per assicurare che tutti i requisiti pertinenti della ISO 9001 vengano trattati, ma non è affatto necessaria. Se l'uso di una checklist sia o meno appropriato dipende da molti fattori, incluse le esigenze del cliente, le limitazioni di tempo e di costo, l'esperienza dell'auditor ed i requisiti dello schema di settore. Gli auditor dovrebbero valutare il valore della checklist come supporto al processo di audit.

Perché si dovrebbe

La letteratura disponibile sul mercato indica quanto segue circa l’utilizzo di checklist per l'audit:

• se usata correttamente per uno specifico audit, la checklist può:
  • promuovere la pianificazione dell'audit;
  • garantire un approccio uniforme e coerente;
  • fungere da piano di campionamento ed aiutare nella gestione dei tempi;
  • essere un supporto per la memoria;
• se un auditor è adeguatamente addestrato all'utilizzo di una checklist specifica e conosce le tecniche su come porre le domande, la checklist può essere sfruttata per ottenere la maggiore quantità possibile di informazioni;
• la checklist dovrebbe aiutare un auditor a migliorare le proprie prestazioni nel processo di audit;
• la checklist aiuta ad assicurare che l’audit sia condotto in modo sistematico e completo e che si ottengano evidenze adeguate;
• la checklist può conferire struttura e continuità ad un audit e può garantire che si sta coprendo il campo dell’audit;
• la checklist può fornire un mezzo di comunicazione e uno spazio dove registrare i dati da usare per consultazione futura;
• la checklist compilata fornisce l’evidenza oggettiva che l’audit è stato effettuato;
• la checklist può offrire una registrazione del fatto che il SGQ è stato esaminato;
• la checklist può essere usata come base informativa per la pianificazione di audit successivi;
• prima dell'effettuazione dell'audit sul campo, la checklist può essere fornita all’organizzazione oggetto dell’audit per aiutarla a prepararsi all'audit stesso.

Perché non si dovrebbe

Al contrario, quando le checklist non sono disponibili o sono mal preparate, si riscontrano le seguenti problematiche / timori: 

• può essere considerata intimidatoria da parte dell’organizzazione oggetto dell’audit;
• il campo sul quale si concentra la checklist potrebbe essere troppo ristretto per identificare specifiche aree deboli;
• le checklist sono uno strumento per aiutare l’auditor, ma possono risultare riduttive se usate da questi come unico strumento di supporto;
• non dovrebbero essere un'alternativa alla pianificazione dell’audit;

• un auditor inesperto potrebbe non essere in grado di comunicare chiaramente cosa sta cercando se è troppo dipendente dalla checklist per formulare le proprie domande;
• una checklist mal preparata può rallentare un audit per via di duplicazioni e ripetizioni;
• una checklist generica che non rispecchia il sistema di gestione specifico di un’organizzazione potrebbe non creare valore od anche interferire con l’audit;
• una checklist con una prospettiva troppo ristretta riduce sia le domande specifiche che l'approccio distintivo di un audit.

L'ISO 9001 Auditing Practices Group è un gruppo informale di esperti, auditor e professionisti SGQ provenienti dal Comitato Tecnico 176 dell’ISO - Gestione per la Qualità ed Assicurazione della Qualità (ISO/TC 176) e dall’International Accreditation Forum (IAF). Questo gruppo ha elaborato diversi documenti guida e presentazioni che contengono chiarimenti e spiegazioni sull’audit di SGQ e riflettono l’approccio per processi che è fondamentale nell'audit dei requisiti ISO 9001.

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