L'importanza dell'audit interno integrato

La tua azienda scorre fluidamente da un processo all'altro? Quanto è importante eseguire audit interni integrati? Rhian Newton definisce la questione e suggerisce l'approccio migliore da assumere

Innanzitutto, è importante definire cos'è l'audit interno integrato. Dovrebbe essere direttamente correlato ad un sistema aziendale integrato e ai rischi ad esso connessi, più che alla montagna di norme di gestione che abbondano. Assicura che tutti i processi e le procedure siano predisposti in maniera confacente all'azienda, in modo che ciascuno possa trovare gli strumenti e le informazioni necessari per svolgere il proprio lavoro. Questo comporta l'integrazione delle norme e della legislazione nei processi e nelle procedure, affinché il sistema sia considerato come un tutt'uno invece che visto come elementi slegati.

Una volta che il sistema è integrato, ha quindi senso effettuarne l'audit nel suo insieme, inquadrando il flusso attraverso il sistema così come tra i processi, le persone e le procedure che lo compongono. Questo porterà miglioramenti che ridurranno gli sprechi e non spingeranno i problemi in altri reparti. Da strumento preventivo, evidenzierà anche le aree deboli lungo i confini tradizionali, affinché le cause primarie possano essere individuate e rettificate prima che divengano problemi.

Per essere efficace ed efficiente, l'analisi di un'intera procedura o processo deve essere coperta in un unico audit. Nello stesso modo in cui si esegue un qualsiasi compito, si parte con il contemplare l'intera operazione, magari prendendosi cinque minuti per considerare eventuali implicazioni per la sicurezza derivanti da un lavoro che non è stato fatto da un po' di tempo. Per esempio, una persona non si fermerebbe a riflettere oggi all'aspetto ambientare del proprio lavoro, la settimana prossima agli aspetti di sicurezza e la settimana successiva alla responsabilità sociale. Non avrebbe senso, eppure è così che molte persone effettuano gli audit.

Mentre stava eseguendo un audit della qualità, un auditor è stato contestato per aver evidenziato un problema ambientale che richiedeva correzione. La persona oggetto di audit ha pensato che non era corretto, dato che ci si aspettava solamente un audit della qualità. Ma se qualcosa è sbagliata, è necessario metterla a posto. Gli audit integrati individuano miglioramenti che creano valore molto più di qualsiasi altro tipo di audit.

Una volta che le norme ed i requisiti legislativi ai quali l'organizzazione aderisce sono stati integrati nelle procedure, basta solo addestrare gli auditor ad utilizzare le procedure e le liste di riscontro quando effettuano gli audit. E' chiaro che i requisiti legislativi dovrebbero basarsi sul buon senso. "Se sembra sbagliato, probabilmente lo è" ed anche se non è una non conformità, potrebbe indicare possibilità di miglioramento.

A condizione che gli auditor scrivano tutto in dettaglio, quando a leggere gli appunti è un lead auditor esperto, questi sarà certamente in grado di capire ed identificare quale norma o requisito legislativo manchino oppure quale miglioramento sia necessario.

Questo rende semplice addestrare gli auditor, dato che devono solo seguire il flusso del processo o delle procedure per essere in grado di svolgere l'audit. Li si addestra a cercare condizioni anomale od inusuali, a ricercare ogni forma di spreco ed a fare domande aperte. E' necessario assicurarsi che abbiano il sostegno della direzione, che a qualsiasi cosa che rilevano faccia seguito un'azione e che sia condotta un'analisi per la ricerca delle cause primarie.

Per esempio, la Flexsys Rubber Chemicals Ltd di Ruabon (UK) invita studenti di ingegneria meccanica da università francesi e tedesche per effettuare gli audit interni integrati. Oltre ad imparare l'inglese mentre eseguono gli audit, questi studenti si trovano esposti ad assumere per la prima volta un ruolo con responsabilità in un ambito lavorativo. E' una relazione simbiotica che funziona bene:

• gli studenti sono entusiasti, interessati ed aggiornati con le tecnologie più recenti;
• vogliono imparare e sono desiderosi di migliorare il sistema;
• hanno uno sguardo fresco perché tutto per loro è nuovo;
• dato che sono totalmente indipendenti, chi è oggetto di audit sa che non esiste nessuna "scaletta nascosta", un problema che può invece verificarsi in alcuni audit interni.

Il flusso dell'audit interno integrato dipende soprattutto dalla maturità del sistema, anche se alcuni frammenti possono essere riconosciuti in stadi diversi:

• I sistemi giovani tendono ad effettuare audit di conformità. Esistono molti libri su come farli e tanti propongono delle liste di riscontro. Spesso questi audit evidenziano errori ortografici o che la procedura scritta non è stata aggiornata secondo la nuova operatività in atto.
• Con il maturare del sistema, gli audit tendono a seguire il processo e a concentrarsi sul flusso attraverso le interfacce. In questo modo si possono rilevare sprechi nel sistema ed identificare aree di miglioramento, oltre alle correzioni necessarie.
• Gli audit basati sui rischi seguono e si concentrano sulle aree deboli, di maggiore impatto o sulla complessità del sistema. Questi audit possono evitare incidenti od infortuni e possono essere molto potenti.
• Quando tutti questi elementi sono completamente maturi, diventa la norma effettuare una verifica completa del sito. Si individuano le aree deboli, i problemi di comunicazione, i problemi delle persone e gli aspetti relativi alla formazione che in genere non emergono in altri tipi di audit.

Il migliore sistema di audit interno integrato utilizzerebbe tutto quanto sopra descritto, perché ciò terrebbe aggiornato il sistema aziendale ed assicurerebbe che le persone ne mantengano il controllo. Il vecchio adagio "puoi controllare solo quello che puoi misurare e puoi migliorare solo quello che puoi controllare" è oggi vero più che mai. I primi tre tipi di audit possono essere abbastanza facilmente integrati in un unico audit. Oggi dobbiamo essere più preparati e più efficienti nel nostro lavoro e l'audit interno integrato è un modo per restare davanti a tutti nella corsa.

L'autrice

Rhian Newton è responsabile dei sistemi qualità per la Flexsys Rubber Chemicals Ltd, Fellow del CQI e membro della Royal Society of Chemists. Con 34 anni di esperienza nella qualità, ha sviluppato metodi per le prove, l'analisi, la misurazione ed il rispetto di standard nei laboratori, oltre ad aver assunto un ruolo guida nello sviluppo dei primi sistemi ed apparecchiature di prova robotizzati www.flexsys.com

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