Argomento di discussione: l'audit interno
Nell'ultimo numero di INform abbiamo proposto il seguente argomento: "Le organizzazioni come possono ottenere il massimo valore da un audit interno?" Riportiamo alcune delle risposte pervenuteci da tutto il mondo
La maggior parte dell'audit interno è assorbita dal visionare documenti o leggere verbali al computer e solo una piccola percentuale del tempo (in genere meno del 5%) è utilizzata per fare domande alle persone. Generalmente il fare domande alle persone produce la quantità maggiore di miglioramenti: di solito l'80% dei miglioramenti deriva dalle persone e il 20% dall'analisi di documenti. E comunque le leggono tutti le carte?
Per poter proseguire con la conformità, è necessario che guardiamo i documenti: per questo motivo invece di usare nostro personale interno utilizziamo degli studenti stranieri che sono ingegneri qualificati. Li addestriamo sugli audit (e sull'inglese) e loro in cambio effettuano gli audit e redigono rapporti senza essere pagati. Sono completamente indipendenti e l'addestramento garantisce coerenza tra gli auditor e gli audit.
La cosa importante e preziosa degli audit interni è che ogni miglioramento od azione correttiva deve essere trattato o gestito. Se non lo è, non è valsa la pena individuarlo. Il trattamento o la gestione deve essere completato tempestivamente e deve essere determinata la causa all'origine. Se si adotta solo un'azione correttiva, lo stesso problema si ripresenterà di nuovo. Solo la correzione della causa originale porta ad un miglioramento permanente. Una volta che i miglioramenti sono stati attuati, devono essere oggetto di audit per controllare che il cambiamento adottato sia quello giusto e che non si sia tornati di nuovo ai "vecchi modi".
Gli audit interni devono includere colloqui con operatori e tecnici di qualsiasi livello e con la direzione direttamente fino ai più alti dirigenti. Di solito, fare domande agli operatori permette di scoprire più cose rispetto a qualsiasi altro gruppo. Gli operatori dicono apertamente perché non seguono le procedure e arrivano persino a rivelare informazioni - ignote anche ai loro stessi dirigenti - che si passano l'un l'altro su come gestire o far funzionare un'unità. Porre domande agli operatori inoltre migliora aspetti riferiti alla salute, sicurezza, ambiente e qualità dato che gli operatori si sentono più coinvolti e responsabili del proprio sistema.
Gli audit interni incoraggiano le persone a modificare i propri comportamenti, dato che implicano il lavoro aggiuntivo della compilazione di richieste di azioni correttive e della relativa analisi delle cause per ogni elemento identificato. Inoltre gli audit interni portano tutto ciò all'attenzione della direzione. Ciò incoraggia le persone ad individuare e risolvere i problemi prima che avvenga l'audit delle loro aree. Alcuni utilizzano gli audit interni come mezzo per evidenziare alla direzione che una certa area presenta un dato problema.
Rhian Newton
Quality systems manager
Flexsys Rubber Chemicals, UK
Con un atteggiamento aperto, onesto e senza aggredire l' "ambasciatore". E' così che ho visto spesso degli alti dirigenti discutere con un auditor, affermando che una data questione non era una affatto non conformità: questo perché tendono ad esser molto competitivi e non riescono a vedere che si tratta in realtà di un'opportunità di miglioramento e la trattano piuttosto come un fallimento.
In secondo luogo, l'auditor deve "andare a fondo" allo stesso modo di un auditor esterno. Molti trovano difficile emettere un rapporto di non conformità ad uno dei propri colleghi: al riguardo possono essere d'aiuto audit incrociati tra siti o tra società diverse. Spesso il supporto di un auditor esterno quando si verificano le risultanze di un audit può essere molto utile e fornire all'auditor interno gli argomenti per essere più severo negli audit successivi.
Murdo Morrison
QHSSE manager, Scotland
La maggior parte delle organizzazioni ha realizzato il proprio processo di audit interno esclusivamente in risposta al requisito normativo. Quest'operazione viene effettuata prima dell'audit esterno per assicurare che non ci siano deviazioni ai processi. Quello che però l'organizzazione si lascia sfuggire è l'efficacia del processo.
Questa può essere migliorata cercando di:
- utilizzare auditor interni che soddisfano i criteri di qualificazione;
- assicurarsi che siano consapevoli del proprio ruolo e responsabilità;
- far loro comprendere come effettuare la validazione di un processo e non solo la sua verifica.
Il team qualità deve innanzitutto comprendere gli obiettivi del singolo processo e verificare se gli stessi sono stati raggiunti, utilizzando metrica ed output del processo. Quando ciò inizia ad accadere l'intera attività diviene molto significativa, sia per chi è oggetto dell'audit sia per chi lo effettua.
Una volta che i processi sono validati sulla base degli obiettivi di processo, l'efficacia globale cresce radicalmente. Ancora più importante, l'organizzazione arriva ad individuare i processi che non aggiungono nessun valore e se ne può sbarazzare. Quando gli auditor iniziano a far domande sugli obiettivi e gli output di un processo, anche l'intero audit si sposta dalla verifica della documentazione alla validazione del processo. Tutto questo invia il giusto segnale che gli auditor non sono lì solo per verificare la documentazione, ma anche per giudicare se si stanno efficacemente raggiungendo i risultati pianificati.
M Sridhar Chakravarthi,
KPMG quality registrar, India
Gli audit interni dovrebbero operare da strumento potente ed in grado di apportare valore per conferire miglioramento continuo all'efficacia ed efficienza dell'organizzazione. Per essere efficaci, i risultati degli audit devono essere comunicati alle aree interessate, dimostrare l'impegno verso una ricerca minuziosa delle cause principali e portare alla formulazione di azioni correttive realistiche e raggiungibili. L'audit dovrebbe essere condotto periodicamente per assicurare l'idoneità del sistema.
Gilbert Llovit
Goodfound Cement Corporation, Philippines
Vorrei formulare le quattro raccomandazioni seguenti su come si possa migliorare la funzione di audit interno in un'organizzazione:
1. Far diventare la funzione / reparto degli audit interni un centro di costo. In altre parole, loro - gli auditor interni e i reparti pertinenti - devono dimostrare di apportare profitto all'organizzazione. La profittabilità può essere dimostrata quantificando i costi ed i benefici ottenuti dai risultati degli audit interni effettuati.
2. Assicurare che tutti gli auditor siano in grado di effettuare audit integrati per renderli più efficienti ed efficaci. Gli auditor devono essere addestrati su tutti i sistemi di gestione applicabili all'interno dell'organizzazione.
3. I componenti del gruppo di audit devono partecipare attivamente a tutti i riesami della direzione e tutte le attività di pianificazione aziendale all'interno dell'organizzazione. Ciò garantirà che siano consapevoli della direzione e strategie aziendali, e che siano conseguentemente in grado di incorporarle nel loro processo di audit.
4. Tutti gli audit (ambientali, qualità e sicurezza) devono essere effettuati seguendo un approccio per processi. Input, output, indicatori, risorse, supporto ed interazioni sono tutti applicabili mentre si sta conducendo un audit di un processo specifico all'interno dell'organizzazione. Effettuare l'audit seguendo l'ordine degli elementi del sistema di gestione ambientale o per la sicurezza non aggiunge valore al processo stesso di audit. Utilizzate invece la struttura per processi del SGQ adeguandola agli altri sistemi di gestione.
Chris Parra
Da oltre vent'anni lavoro nel campo della qualità e molte cose sono cambiate in questi anni. L'audit interno è uno degli aspetti che è stato oggetto di modifiche nelle norme utilizzate. Ci sono diversi fattori che devono essere considerati per renderlo efficace:
1. Gli auditor devono essere formati non solo nelle tecniche di audit e nelle norme utilizzate, ma devono anche conoscere la cultura dell'organizzazione, i confini tra le aree, le divisioni politiche, ecc. Se non conosce questi aspetti l'auditor è estremamente limitato e l'audit stesso avrà un valore dubbio. E' importante ricordare che la cultura cambia in continuazione e che gli auditor devono essere messi al corrente dei cambiamenti man mano questi avvengono.
2. Gli auditor devono essere in grado di vedere e comprendere i processi oggetto dell'audit. L'auditor deve essere capace di seguire il processo nei dettagli e fare domande pertinenti. Non credo che gli auditor debbano avere conoscenze specialistiche in un'area, ma devono essere in grado di comprendere - come minimo - il macro processo. Ci sono, certamente, casi in cui la conoscenza specialistica è necessaria, ma questa può essere ottenuta attraverso formazione specifica o l'utilizzo di specialisti a guida degli auditor.
3. Ogni processo è unico in una catena spesso molto complessa. L'auditor deve essere in grado di concepire l'intero o il "macro" processo per comprendere il contributo che il processo oggetto di audit da all'insieme.
4. Gli auditor devono essere in grado di visualizzare i "clienti" ed i "fornitori" per ogni processo e saper cercare informazioni riguardo i requisiti per ogni fase del macro processo. I clienti possono essere esterni e/o interni e tutti devono essere presi in considerazione. Analogamente i fornitori, che possono essere esteri e/o interni. I responsabili di processo devono essere in grado di dimostrare che conoscono i requisiti dei propri clienti e di avere a loro volta accuratamente definito i propri requisiti con i propri fornitori.
5. Gli auditor dovrebbero buttare via le liste di riscontro standard per gli audit. Invece di questa "cultura delle liste di riscontro", utilizzare solo le intestazioni generali e lasciare che l'auditor segua il proprio fiuto durante l'audit.
6. E' necessario che ci sia un "paladino" degli audit interni. Nella mia organizzazione ho predicato a favore degli audit a tutti i direttori e manager esecutivi, convincendoli dell'utilità di tale prassi.
7. Qualcuno deve verificare le analisi in corso delle osservazioni e - ove applicabile - delle azioni correttive. Anche se preferisco che l'auditor di un'area verifichi tali aspetti, io opero da supervisore e - se necessario - effettuo il controllo delle azioni successive o follow up. Questo porta a miglioramenti continui e ad un'altissima visibilità dell'intero processo di miglioramento. I responsabili di processo percepiscono la qualità di questo servizio, constatando che apporta valore alle proprie attività.
Sono totalmente votato agli audit interni, a condizione che gli audit siano effettuati per apportare valore ai processi e non solo per soddisfare un auditor esterno. Con tale impegno, tutti ottengono il massimo dagli audit interni, divenendo una situazione vantaggiosa per tutti.
Philip Sharland
ISD process management and quality assurance, Alcatel Telecom
Il prossimo argomento di discussione è: "Come può il settore della certificazione incoraggiare l'alta direzione a comprendere ed utilizzare i sistemi di gestione in modo efficace?"
Inviate la vostra opinione ad Amy Holgate all'indirizzo e-mail: aholgate@irca.org (per favore indicate il vostro ruolo professionale e lo stato di residenza).
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