Cosa occorrerebbe per un audit perfetto da parte dell’organismo di certificazione?

“Cosa occorrerebbe per un audit perfetto da parte dell’organismo di certificazione?” è il quesito sul quale stanno riflettendo i grandi, i buoni e persino alcuni dei cattivi nel settore della valutazione della conformità. Ma qual è l’opinione che realmente conta? Di sicuro quella dell’utente finale della certificazione. E così - quando all’IRCA stavamo cercando una risposta a questa domanda durante lo sviluppo di un nuovo prodotto di certificazione di auditor - abbiamo interpellato gli utenti finali: questo documento contiene un compendio dei risultati ottenuti.

Cosa hanno risposto alla domanda?

• Prezzo e valore: Il valore aggiunto che desideriamo noi utenti finali non può essere fornito dagli organismi di certificazione perché gli OdC in genere competono sul prezzo. Questo significa che gli auditor spesso non hanno tempo adeguato per attività quali la pianificazione e la preparazione dell’audit. Sembra essere una situazione del tipo “uovo e gallina”: noi utilizzatori finali dovremmo pagare di più, ma non lo facciamo perché non prevediamo un maggior valore.

• Auditor conditions: With the commoditization of certification (described above) and the resulting price drop, auditors seem to be doing more for lower day rates. This means that more competent auditors are discouraged from remaining in the industry and those that are left burn out working up to 4.5 days on site each week! This is no career, let alone a profession.

• Competenza dell’auditor:
  
  Comprendere il nostro settore. Vogliamo che gli auditor di terza parte capiscano il nostro settore in termini di strategia, piani e requisiti degli stakeholder, affinché possano concentrare i risultati dell’audit sugli obiettivi dell’attività ed incoraggiare quel miglioramento che aiuterà a raggiungerli. Vogliamo che gli auditor considerino la nostra attività in funzione del valore che diamo ai nostri clienti. Vogliamo una migliore pianificazione dell’audit per facilitare tutto ciò e vogliamo un auditor che:
• Comprenda le problematiche aziendali;
• Susciti rispetto;
• Abbia maturità e credibilità;
• Disponga di conoscenze del settore;
• Sia a suo agio, ma non troppo sicuro di sé;
• Possa lasciarsi alle spalle la norma quando necessario;
• Abbia eccellenti capacità di scrittura;
• Sappia analizzare e giungere a conclusioni chiare;
• Sia analitico, ma avvincente;
• Sia un auditor esperto;
• Sappia ascoltare in modo attivo;
• Sia pronto al confronto e non intimorito dall’alta direzione;
• Sappia classificare le risultanze in funzione dei benefici per l’organizzazione / riduzione del rischio;
• Sia sensibile allo “spirito” dell’organizzazione.

Competenza di alta direzione. Desideriamo auditor che sappiano discutere da “partner” con l’alta direzione queste problematiche. Vogliamo che gli auditor siano in grado di esprimersi con l’alta direzione parlando il linguaggio specifico di settore. Forse una domanda da porsi quando si stanno selezionando i Lead Auditor è “Assumeresti questo auditor in funzione di alto dirigente?”.

Occhi nuovi. Riconosciamo valore all’auditor che entra con occhi nuovi a confermare ciò che stiamo facendo e per il suo saper individuare problematiche ed aspetti che altrimenti internamente potrebbero rimanere inespressi per ragioni politiche.

Valore. Riconosciamo la necessità di evitare la consulenza nel senso di dire ai clienti cosa fare. Tuttavia, vogliamo più valore in termini di:

• fare un collegamento tra gli obiettivi aziendali e le risultanze dell’audit;
• fare un collegamento tra rischi (legali, di mercato e tecnologico) e le risultanze dell’audit;
• assegnare una priorità alle risultanze;
• fare un collegamento con le risultanze di audit precedenti;
• far da mentore ai clienti attraverso il miglioramento;
• concentrarsi sul miglioramento continuo significativo, incluso il seguire non conformità precedenti per quanto concerne l’analisi delle cause radice.
  
• Audit multi-sito: Attualmente gli utenti finali ricevono spesso una pila di rapporti di audit redatti da auditor diversi. Ciò che vogliamo è un rapporto riepilogativo consolidato con gli andamenti. Ed ancora, riconosciamo che dobbiamo pagare di più se vogliamo questo. 
• Un auditor di sistemi di gestione, per favore: Vorremmo vedere un auditor di sistemi, non un auditor SGQ o SGA. Il considerare qualità, ambiente e così via come parti dell’intera organizzazione piuttosto che funzioni separate aiuta a coinvolgere di più l’alta direzione. Vogliamo che gli auditor adottino anche quest’approccio. Perciò, IRCA, vogliamo rottamare l’Auditor SGQ e l’Auditor SGA ed avere unicamente un Auditor SG. Ci rendiamo conto che esistono solamente pochi auditor di questo tipo e che sarà necessaria una maggiore pianificazione dell’audit, cioè: ci potrebbe costare di più.

Cosa non vogliamo:

• auditor che operano solo negli ambiti in cui si sentono a proprio agio, che si ancorano al piedistallo delle proprie conoscenze specifiche ed ignorano altre aree;
• auditor che danno vita ad una propria interpretazione personale delle norme;
• auditor che parlano troppo ed ascoltano troppo poco;
• documentazione non accurata delle problematiche;
• auditor che conoscono solo la norma e la seguono alla lettera;
• auditor che non sanno gestire il tempo.

Un forum per dibattito ulteriore

Il documento riepilogativo è offerto ad uso pubblico per contribuire al dibattito in corso riguardo l’integrità della valutazione della conformità e della certificazione su scala mondiale: qualcosa che noi dell’IRCA - tra l’altro - consideriamo a forte rischio.

Se avete qualcosa da dire sull’argomento o se questo documento ha generato in voi una reazione, perché non dite la vostra nel forum on line dell’IRCA.

Altre voci…

E’ interessante come le opinioni degli utenti finali concordino interamente con quelle degli organismi di certificazione che abbiamo interpellato ed è possibile leggere le opinioni degli OdC nel nostro periodico on-line IRCA INform:
http://italy.irca.org/inform/issue12/INform.html

Desiderate sapere cosa pensiamo noi dell’IRCA dello stato della valutazione della conformità? Leggete questo articolo: http://www.irca.org/inform/issue8/SFeary.htm

L’IRCA ringrazia Jim Wade ed i membri del Business Improvement Network per il loro contributo durante questo evento Open Space. http://www.bin.co.uk/

Questi risultati sono stati prodotti ad un evento Open Space tenuto dall’IRCA  al quale hanno preso parte 30 rappresentanti di organizzazioni pubbliche e private, nazionali ed internazionali, che detengono certificazioni di sistemi di gestione o li riconoscono presso i propri fornitori, od entrambe le cose.